PRIVACY STATEMENT

Feedback App en aanvullende diensten

Welkom bij FEED YOUR DIALOGUE. Met onze applicatie verlenen wij diensten aan organisaties. De native app voor zowel Apple als Android inclusief de onderliggende systemen noemen we hierna allemaal: de App.

Als jij gebruikmaakt van de App, verwerken wij en je werkgever persoonsgegevens van jou. Deze verwerking is voor de doeleinden van jouw werkgever en wij volgen daarvoor zijn instructies. Jouw werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke onder de Algemene Verordening

Gegevensbescherming. In dit privacy statement vind je informatie over de verwerking van persoonsgegevens via de App. Daarnaast komt onze aanvullende consultancy, training en coaching aan bod.

 1       Omschrijving van de gegevensverwerking

Verwerken is elke denkbare handeling met persoonsgegevens; dus het registreren en opslaan, raadplegen, gebruiken, doorsturen, toegankelijk maken, blokkeren, verwijderen, enzovoort. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van de App begint bij de uitnodiging en jouw registratie. Ga je de App eenmaal gebruiken, dan is sprake van verwerking van de gegevens die je invult en kunt zien als je ingelogd bent. Denk dus aan jouw profielgegevens, feedback die je jezelf of anderen geeft en die anderen jou geven, uitnodigingen die je stuurt en ontvangt, en berichten of bestanden die je mogelijk met anderen deelt. Dit privacy statement is vooral gericht op mensen met een account voor de App.

2       Verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden

Het hoofddoeleinde van de gegevensverwerking via de App is natuurlijk om jou en andere gebruikers effectief toegang te geven tot de App en de functionaliteiten mogelijk te maken. Die App en functionaliteiten zijn ontwikkeld voor bepaalde doeleinden, waarvoor onze klanten (jouw werkgever) de App in hun organisatie inzetten. Hieronder vind je een overzicht van de verwerkingsdoeleinden.

2.1    De doeleinden van de App

1. Het faciliteren, plannen, begeleiden, ondersteunen, stimuleren en verbeteren van de persoonlijke ontwikkeling;
2. Het faciliteren, begeleiden en ondersteunen van kennis en inzicht gericht op het voeren van een dialoog over een zelfgekozen thema binnen de organisatie;
3. Werknemers bewuster maken van het eigen aandeel in het gesprek en/of de discussie, onder andere door: (a) het verzamelen van kennis; en (b) het doen van reflectie onder begeleiding van een coach; en (c) het uitvoeren van een experiment;
4. Het inzichtelijk en bespreekbaar maken van de persoonlijke ontwikkeling, met objectivering door een coach;
5. Het tussen collega’s stimuleren van onderlinge gesprekken over het gekozen thema;
6. Het monitoren van activiteit binnen de App.

Voor zover jouw werkgever gegevens uit de App ook voor andere doeleinden wil gebruiken, dient hij jou daarover aanvullend te informeren.

 2.2  Gerelateerde verwerkingsdoeleinden

De naleving van wettelijke verplichtingen is een ander doeleinde van de gegevensverwerking. Zo is gegevensbeveiliging wettelijk verplicht, evenals de behandeling van inzage- en andere verzoeken gerelateerd aan persoonsgegevens (zie de paragraaf over jouw rechten).

Om inzicht te krijgen in het functioneren van de App genereren wij op basis van anonieme en geaggregeerde gegevens statistieken en analyses. Doordat wij daarvoor geen herleidbare gegevens gebruiken, heeft dit geen impact op jouw privacy. Het anonimiseren van de oorspronkelijke gegevens is evenwel een verwerkingshandeling. Feed your Dialogue is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke.

Tot slot is het mogelijk dat Feed your Dialogue of jouw werkgever bij een eventueel geschil met betrekking tot (het gebruik van) de App, genoodzaakt is om voor de afhandeling gegevens uit de App gebruiken.

 2.3  Rechtsgronden

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming moet elke verwerking van persoonsgegevens gebaseerd zijn op een daarin genoemde rechtsgrond.

De rechtsgrond voor de verwerkingen van persoonsgegevens in de App is de noodzaak ter behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke; de werkgever. Dat betreft zijn belang bij de persoonlijke ontwikkeling van het personeel in de organisatie, wat noodzakelijk is voor een gezonde organisatie.

De verwerkingen in het kader van systeembeheer en -beveiliging zijn gebaseerd op (a) de gerechtvaardigde belangen bij goed beheer en beveiliging alsmede (b) de wettelijke plicht tot gegevensbeveiliging. Het anonimiseren en aggregeren van gegevens is gebaseerd op de noodzaak voor ons gerechtvaardigde belang bij inzicht in (de werking van) onze App.

 3       Toegang en verstrekking

In eerste instantie heb jij zelf via je account toegang tot jouw gegevens. Daarnaast kan jij daarin een beperkt aantal gegevens zien van jouw collega’s, namelijk verzoeken die zij jou hebben gestuurd en feedback die zij jou hebben gegeven, met daarbij hun gebruikersnaam en profielfoto. Zij kunnen dat dus ook van jou zien, als jij hen verzoeken stuurt en/of feedback geeft.

Verder hebben administrators van de App technisch gezien toegang tot een deel van de gegevens daarin. Denk hierbij aan degenen die het toegangsmanagement verzorgen en nieuwe gebruikers toevoegen of oude verwijderen. Alleen voor zover het nodig is voor hun (technische) taken, mogen deze personen gegevens verwerken. Daarbuiten mogen zij niks met de gegevens doen.

 4       Bewaartermijnen

Bij Feed your Dialogue blijven jouw gegevens in de App opgeslagen zolang de challenge actief is. Tussentijds kan je werkgever ook aangeven dat bepaalde gegevens verwijderd moeten worden, bijvoorbeeld van uit dienst getreden personeelsleden of vanwege ziekte of andere redenen om niet deel te nemen. Na de challenge zullen jouw gegevens maximaal 4 weken beschikbaar blijven. Na die periode verwijderen wij de gegevens uit onze systemen.

 5       Rol van Feed your Dialogue

De gegevensverwerking via de App is onderdeel van de dienstverlening aan onze klanten (jouw werkgever). Feed your Dialogue is hiervoor een verwerker in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dat houdt in dat wij die gegevens uitsluitend verwerken voor onze dienstverlening aan jouw werkgever. Wij gebruiken jouw gegevens daarbij niet voor onszelf. Wel voeren wij statistisch onderzoek en analyses uit met anonieme data. Voor het gerelateerde anonimiseren zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

 Dit alles is geregeld in de verwerkersovereenkomst die wij onze klanten aanbieden.

6       Coaching

Vanuit de rol van coaching binnen de App die Feed your Dialogue faciliteert worden persoonsgegevens verwerkt. In dat geval zijn wij en/of de door ons ingeschakelde coach verwerkingsverantwoordelijken. Dat is anders dan bij de gegevensverwerking via de App. Deze aanvullende diensten verrichten wij namelijk op basis van onze expertise naar eigen inzicht. Daarbij houden wij natuurlijk rekening met de wensen en privacy van de klant, maar zijn niet ondergeschikt aan zijn instructies.

Het doel van de gerelateerde gegevensverwerking is telkens het doel van de specifieke dienst. Meer in het algemeen: advisering, begeleiding, coaching en ontwikkeling van de deelnemers. Een gerelateerd doeleinde is het stimuleren van gebruik, instructie, planning, reminders sturen, enzovoort.

Voor deze verwerkingen is de rechtsgrond het gerechtvaardigde belang van de verwerkingsverantwoordelijke bij goede uitvoering van de dienstverlening, deugdelijke bedrijfsvoering en administratie. Een aanvullende grondslag is de noodzaak voor de naleving van onze wettelijke administratieplicht.

Aan deze plicht is een bewaartermijn van 7 jaar gekoppeld. Dat is de termijn gedurende wij de gerelateerde gegevens bewaren. Voor zover gegevens buiten die bewaarplicht vallen, verwijderen we ze waar mogelijk al eerder. Voor zover nodig, kunnen wij per sessie nog aanvullende privacy informatie verstrekken. Ook de werkgever kan persoonsgegevens verwerken in het kader van onze aanvullende diensten, zoals deelnemerslijsten. Met betrekking daartoe dient hij zelf zijn medewerkers van de benodigde privacy informatie te voorzien.

 7       Jouw rechten

Met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens heb je het recht op inzage, en als daar aanleiding toe is, op correctie, aanvulling, verwijdering, of afscherming van je gegevens. Ook kan je ingeval van bijzondere persoonlijke omstandigheden bezwaar maken tegen de in dit document omschreven gegevensverwerkingen.

Jij kunt zelf via de App zien welke gegevens daar van jou in staan. Daarnaast kan je een inzage- of ander verzoek indienen bij jouw werkgever. Dit kan bijvoorbeeld via de functionaris gegevensbescherming of ander privacy-aanspreekpunt bij je werkgever, dan wel via je leidinggevende(n), de HR-afdeling en/of bij juridische zaken. Jouw werkgever dient daar binnen de wettelijke termijn van een maand op te reageren. Indien nodig, kunnen wij hem helpen bij de behandeling van dit soort verzoeken.

Daarnaast heb je het recht eventuele klachten in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, zie daarvoor haar website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Ga daar naar het tabje ‘zelf doen’ en kies ‘Privacyrechten’. Naast de mogelijkheid om een klacht in te dienen, vind je daar ook uitgebreide informatie over je hierboven genoemde rechten.

8       Contact

Heb je vragen over dit statement en/of de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van de Feed your Dialogue App of haar begeleiding via de rol van coach? Dan kan je daarvoor terecht bij jouw werkgever. Afhankelijk of je werkgever een specifiek privacy-aanspreekpunt heeft, kan je je daartoe wenden of tot de eventuele functionaris gegevensbescherming, dan wel bij jouw leidinggevende, de HR-afdeling en/of bij juridische zaken.

Neem je liever direct contact op met Feed your Dialogue? Dat kan. Onze functionaris gegevensbescherming is het best bereikbaar per e-mail: privacy@feedyourdialogue.nl. Stuur je ons een verzoek om je privacy-rechten uit te oefenen? Dan zijn wij verplicht dat door te sturen naar de verwerkingsverantwoordelijke; jouw werkgever.

Hieronder vind je onze verdere (contact)gegevens.

Feed your Dialogue BV

Het Rinket 22

9613 CH Meerstad

Contactpersoon Feed your Dialogue: Edgar Korteweg Telefoon: +31-(0)6-55191794.

KvK nummer: 88717909

Btw-nummer: NL 864 746 210 B01

Laatste update: 28 februari 2023