Ik Kies, Stuur, Ontwikkel

Privacyverklaring

Versie: 13 januari 2021

 

 

IKSO, gevestigd aan Teleportboulevard 130 te AMSTERDAM, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

 

In dit document worden de volgende met een beginhoofdletter aangeduide definities gebruikt:

 

  1. Privacy beleid: het door IKSO vastgestelde en gevoerde beleid, ten aanzien van het gebruiken de verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in dit
  2. IKSO:de organisatie waarvoor het Privacy beleid
  3. Website:de website van IKSO te vinden via ikso.nl
  4. Persoonsgegevens: door opdrachtgevers en cliënten van IKSO verstrekte gegevens zoalsbedoeld in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) en na 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) of General Data Protection Regulation (GDPR).
  5. Gebruiker:elke gebruiker van de Website en/of
  6. Opdrachtgever: elke derde die met IKSO een overeenkomst heeft gesloten op grondwaarvan sprake kan zijn van verstrekking van
  7. Vertrouwelijke Gegevens: informatie die door IKSO verkregen wordt tijdens de uitvoeringvan de werkzaamheden (o.a. implementatiebegeleiding, training, opleiding, coaching, etc.) en die zij als vertrouwelijk kwalificeert en waarop de bepalingen van dit Privacy beleid van toepassing
  8. Geautoriseerd Persoon. De medewerkers binnen de organisatie van Opdrachtgever dievooraf is aangemeld als contactpersoon wat betreft AVG-verantwoordelijke (‘privacy officer’).

 

Via onze website en onze diensten worden persoonsgegevens verwerkt. Wij achten daarbij een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de privacywetgeving stelt.

 

Dat betekent onder andere dat:

  • Wij duidelijk vermelden met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wijdoor middel van het voorleggen van een persoonlijke privacyverklaring ten behoeve van alle deelnemers die werken met onze applicatie voorafgaand aan het inloggen in ons systeem en via de informatie beschreven in deze privacyverklaring;
  • Wij onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens dienodig zijn voor legitieme doeleinden;
  • Wij u eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken ingevallen waarin uw toestemming is vereist;
  • Wij passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en datook eisen van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken;
  • Wij, in onze rol als verwerker, alleen de persoonsgegevens verwerken voor het door de klantaangewezen doel en met de door de klant gekozen

 

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en met welk doel. Wij raden u aan deze zorgvuldig te lezen. Waar vragen en/of opmerkingen neem gerust contact met ons op.

 

Doelstellingen van vastleggingen zijn:

  • het uitvoeren van alle werkzaamheden die verband houden met de inschrijving op endeelneming aan een training, opleiding, coaching, persoonlijke assessments en/of scans met betrekking tot bijvoorbeeld feedbacktrainingen of een bedrijfsintern project;
  • hetvoldoen aan informatieverzoeken van de Opdrachtgever;
  • het – binnen het kader van de relevante wetgeving – toesturen van nieuwsbrieven en andereinformatieve berichten, interessante trainingen en ontwikkelingen;
  • hetuitvoeren van analyses om de dienstverlening te verbeteren;
  • het uitvoeren van alle overige werkzaamheden en bewerkingen die samenhangen met debedrijfsvoering van IKSO;
  • hettoegang geven tot online leertrajecten b.t. de applicatie IKSO;
  • hetbekendmaken van informatie over deelnemers via eigen website / applicatie;
  • het berekenen, vastleggen en innen van kosten die verband houden met de gevraagdedienstverlening (inclusief het eventueel in handen van derden stellen van vorderingen);
  • hetbehandelen van geschillen;
  • hetdoen van uitoefenen van accountantscontrole(s);
  • deuitvoering of toepassing van een andere

 

Om onze website en diensten te kunnen aanbieden, verwerken wij persoonsgegevens. Met het begrip persoonsgegevens wordt informatie bedoeld waarmee je als persoon geïdentificeerd kan worden. Wij gebruiken de volgende gegevens voor de in deze privacyverklaring genoemde doelen:

 

Onze diensten

  • Voor-en achternaam gebruikers/ feedbackgevers
  • Emailadresgebruikers/ feedbackgevers
  • Feedback
  • Ontwikkeldoelen

 

Formulieren en nieuwsbrief

  • Naam
  • Emailadressen
  • Mogelijkmobiele telefoonnummers indien u kiest deze te delen
  • Functieindien u kiest deze te delen

 

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@ikso.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

 

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

IKSO verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring, tenzij wij hiervoor van tevoren uw toestemming hebben verkregen.

 

IKSO verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van:

  • hetafhandelen van uw betaling (grondslag: uitvoeren overeenkomst)
  • het kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnenvoeren (grondslag: uitvoeren overeenkomst)
  • hetbij u afleveren van goederen en diensten (grondslag: uitvoeren overeenkomst)
  • verwerkingvan persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals

gegevens die wij nodig hebben voor onze taak als verwerker, de jaarrekening en/of onze belastingaangifte (grondslag: wettelijke verplichting).

 

Hoe zorgt IKSO ervoor dat mijn gegevens beschermd zijn?

IKSO heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.

 

Deze maatregelen zijn onder andere, maar niet beperkt tot:

  • allenetwerkverbindingen beveiligd zijn (SSL);
  • toegangtot persoonsgegevens is beperkt tot bepaalde geautoriseerde personen;
  • systemenen software frequent worden getest;
  • encryptieplaats vindt rondom dataverwerking;
  • ereen streng en strikt wachtwoordbeleid wordt

 

Geautomatiseerde besluitvorming

IKSO neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van IKSO) tussen zit.

 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

IKSO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren hiervoor de wettelijk bepaalde bewaartermijnen.

 

Delen van persoonsgegevens met derden

Wij maken alleen indien noodzakelijk gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten. Indien deze derden daarbij toegang hebben tot uw gegevens, nemen wij altijd passende maatregelen om ervoor te zorgen dat uw gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doelen worden gebruikt. Zo hosten wij onze data bij ShockMedia.

 

De servers staan in Nederland waar ook de back-ups zich bevinden. Doorgifte van de persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie, gebeurt conform de relevante wetgeving waarbij een passend beschermingsniveau wordt geboden voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals het US/EU Privacy Shield.

 

Gegevens bewaren, inzien, aanpassen of verwijderen

Wanneer u gebruik maakt van onze diensten is het noodzakelijk om aan ons persoonsgegevens te verstrekken. De Opdrachtgever van onze software is de verantwoordelijke en daarbij degene die bepaalt dat persoonsgegevens worden verwerkt via onze dienst. Onze rol daarbij is die van verwerker. De persoonsgegevens worden verwerkt ter uitvoering van de overeenkomst tussen de klant en IKSO. Deze persoonsgegevens worden daarom ook alleen bewaard zolang de klant gebruik maakt van onze diensten en tot een maand na het beëindigen daarvan zodat wij, indien nodig, nog support kunnen leveren/afhandeling kunnen regelen. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd.

 

U heeft het recht om uw persoonsgegevens ten alle tijden in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door IKSO en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

 

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@ikso.nl.

 

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door een Geautoriseerd Persoon is gedaan, vragen wij u een kopie van het identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone; de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

 

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

IKSO neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via datalek@ikso.nl. U melding heeft daarmee de hoogste prioriteit.

 

Formulieren en nieuwsbrief

Onze website bevat formulieren die u kunt gebruiken voor het aanvragen van een demo of om met ons in contact te komen over verschillende onderwerpen. De gegevens die u ons met deze formulieren verstrekt, bewaren wij zolang als nodig of redelijk is voor de volledige beantwoording en/of afhandeling van uw verzoek. Uw e-mailadres wordt slechts met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees.

 

Maakt IKSO gebruik van Cookies?

Voor alle informatie rondom het gebruik van Cookies klik hier.

 

Kan deze privacyverklaring gewijzigd worden?

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

 

Onthoudt het IKSO-platform mijn inloggegevens?

Om onze dienst te kunnen gebruiken dient een gebruiker zich eerst te registreren. Na registratie bewaren wij via de door de gebruiker ingevoerde gegevens indien gewenst. Wij bewaren deze gegevens zodat de gebruiker deze niet elke keer opnieuw hoeft in te vullen. Met regelmaat zullen wij de gebruiker alsnog, voor veiligheid redenen, verzoeken om opnieuw het wachtwoord in te voeren. Gebruikers zijn zelf op elk moment in staat om hun wachtwoord te wijzigen en de keuze te maken om gebruik te gaan maken van two-factor-authentication.

 

Kan ik een klacht indienen?

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de privacywetgeving heeft u tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Sollicitatieprocedure

Wij verzamelen en verwerken gegevens van sollicitanten ten behoeve van de sollicitatieprocedure rechtstreeks of d.m.v. een reactie op de website. Hierbij is het afhankelijk wat de sollicitant op zijn CV heeft staan. In ieder geval NAW-gegevens, emailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Wij willen sollicitanten erop wijzen dat het BSN-nummer niet op het CV hoeft te staan.

 

Uw persoonsgegevens worden dan uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd indien u helaas de baan niet heeft gekregen. Indien wij uw toestemming hebben om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat er wellicht in de toekomst nog passende functies vrijkomen, zal deze termijn een jaar zijn.

 

Contact gewenst

Edgar Korteweg is de Functionaris Gegevensbescherming van IKSO. Hij is te bereiken via info@ikso.nl. Voorkeur voor telefonisch contact, dat kan natuurlijk ook. Zie nummer onderstaand.

 

Contactgegevens:

IKSO

Teleportboulevard 130

1043 EJ AMSTERDAM

+31 6 55 19 17 94