Allereerst de vraag wat is een beoordelingsgesprek? Een beoordelingsgesprek is een periodieke evaluatie van de prestaties van een werknemer door zijn of haar leidinggevende en/of naaste collega’s. Het doel van een beoordelingsgesprek is om te kijken hoe de werknemer heeft gepresteerd ten opzichte van de gestelde doelen en verwachtingen. Daarnaast biedt het ook de gelegenheid om te kijken naar de ontwikkelingsbehoeften van de werknemer en hoe deze verder kunnen worden gestimuleerd.
Verschil tussen een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek
Het verschil tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek is dat een functioneringsgesprek zich richt op de toekomstige prestaties en ontwikkelingsbehoeften van de werknemer en vaak een tussentijdse evaluatie is, terwijl een beoordelingsgesprek terugkijkt op de prestaties van het afgelopen jaar. Een functioneringsgesprek is dus meer gericht op het stellen van doelen en het bespreken van ontwikkelingsbehoeften, terwijl een beoordelingsgesprek vooral gericht is op het beoordelen van de prestaties van de werknemer en het geven van feedback. Bekijk ook onze feedback tool voor het optimaliseren van 360 graden feedback methodes.
Goede voorbereiding voor beoordelingsgesprekken is het halve werk
Een goede voorbereiding is essentieel voor een plezierig beoordelingsgesprek. Het is belangrijk dat de werknemer zijn of haar prestaties van het afgelopen jaar tussentijds in kaart kan brengen en in staat is deze regelmatig te vergelijken met de gestelde doelen en verwachtingen. Hierbij kan de werknemer gebruikmaken van feedback die hij of zij gedurende het jaar heeft ontvangen van collega’s en leidinggevenden. Het is ook belangrijk dat in de tussentijdse gesprekken regelmatig over de doelen en voortgang is gesproken en dat het gesprek niet veel verrassingen gaat opleveren. Daarbij kan het fijn zijn eventuele vragen of opmerkingen op papier te zetten, zodat deze tijdens het gesprek aan bod kunnen komen.
Ondanks de bewezen waarde van een beoordeling doen veel organisaties het gesprek in de ban. Een eerste analyse laat zien dat dit vooral te maken heeft met het niet kunnen inrichten van het essentiële voortraject of hier onvoldoende tijd c.q. aandacht voor hebben. Gesprekken leiden daarin vaak tot frustratie, ontevredenheid of als een ‘en door ervaring’/ Het nieuwe beoordelen is dan ook een trend die zich steeds meer begint te ontwikkelen. Bij het nieuwe beoordelen ligt de nadruk meer op de ontwikkeling van de werknemer en minder op de beoordeling van zijn of haar prestaties. Het gaat erom dat de werknemer zich kan blijven ontwikkelen en dat de organisatie hierin investeert.
Hierbij wordt er meer gekeken naar de sterke punten van de werknemer en hoe deze verder kunnen worden ontwikkeld. Het nieuwe beoordelen biedt dus meer ruimte voor groei en ontwikkeling, en minder voor kritiek en beoordeling. IKSO is blij met deze beweging, maar ziet hierin zeker ook een gemiste kans. Kritiek is niet altijd prettig, maar in een goede voorbereiding, veilige leer- en werkomgeving en ‘als terecht ervaren’ een essentiële factor om verbonden te blijven. Ontdek ook de voordelen van een goed functieprofiel op te zetten voordat je een beoordelingsgesprek zal gaan voeren.
Let niet dat een beoordelingsgesprek voor zowel de werknemer als voor de leidinggevende spannend kan zijn. Voor de werknemer kan het gevoel van beoordeeld worden leiden tot stress en onzekerheid, terwijl de leidinggevende zich vaak bewust is van de impact die het gesprek kan hebben op de motivatie en betrokkenheid van de werknemer. Het is daarom belangrijk dat het gesprek op een respectvolle en constructieve manier verloopt, waarbij de nadruk ligt op het verbeteren en ontwikkelen van de prestaties van de werknemer. Het aan het begin van het jaar helder maken van merkbare (gedrag) en meetbare (KPI’s) draagt bij aan stressreductie. Besef daarbij dat het de inspanning loont. Een goed beoordelingsgesprek kan bijdragen aan de motivatie en betrokkenheid van de werknemer, maar kan ook helpen om de prestaties van de organisatie als geheel te verbeteren. Het is daarom belangrijk dat het gesprek op een respectvolle en constructieve manier verloopt, waarbij de nadruk ligt op het verbeteren en ontwikkelen van de prestaties van de werknemer. Ook hebben wij een uitgebreid artikel geschreven over motiverende gespreksvoeringen.
Tijdens het beoordelingsgesprek is het van belang dat de leidinggevende duidelijk en specifiek feedback geeft op de prestaties van de werknemer. Door concreet te benoemen wat er goed gaat en wat er beter kan, kan de werknemer gericht werken aan verbeterpunten. Daarnaast biedt het beoordelingsgesprek ook de gelegenheid om te kijken naar de ontwikkelingsbehoeften van de werknemer en hoe deze verder kunnen worden gestimuleerd.
Feedback in de vorm van beoordelingsgesprekken
Het is echter ook belangrijk om als werknemer feedback te geven op de organisatie en de samenwerking met collega’s en ondersteuning vanuit leidinggevenden. Hierdoor kan de organisatie ook werken aan verbeterpunten en kan er meer begrip ontstaan voor elkaars standpunten en werkwijzen. Dit is overigens niet vanzelfsprekend. Feedback geven vinden we van nature lastig, zeker wanneer het richting een hiërarchisch hoger in positie zijnde collega is. Een geruststellend idee, het is te leren.
Tip: maak na het beoordelingsgesprek concrete afspraken over de gewenste ontwikkeling van de werknemer en leidinggevende zelf. Hierbij kan gedacht worden aan het stellen van nieuwe doelen, het aanbieden van trainingen en opleidingen of het inzetten van coaching. Het is belangrijk dat deze afspraken worden vastgelegd en dat er regelmatig wordt geëvalueerd of de doelen worden behaald en of er nog verdere ontwikkeling nodig is.